Hogyan segítettünk digitalizálni egy 16. kerületi fogászat működését?

Bevezetés

Egy modern fogászati rendelő működése ma már több, mint pusztán szakmai felkészültség és empátia. A sikerhez ugyanilyen fontos a páciensek zökkenőmentes kiszolgálása, a rugalmas időpontkezelés és az automatikus kommunikáció. Esettanulmányunkban bemutatjuk, hogyan tette hatékonyabbá és korszerűbbé egy 16. kerületi fogászat napi működését a Growith CRM rendszer bevezetése. Egyetlen rendszerrel sikerült csökkenteni az adminisztrációs terheket, növelni az ügyféleladottságot és javítani a digitális jelenlétet is.

Kiindulási állapot: manuális rendszerek és időrabló folyamatok

A fogászat népszerűségének köszönhetően a páciensek száma folyamatosan nőtt, azonban az ehhez kapcsolódó adminisztratív folyamatokat teljesen manuálisan kezelték:

• Az időpontokat a recepción Google Naptárba jegyezték be, kézzel

• Időpontmódosítás esetén a bejegyzéseket kézzel kellett javítani

• A páciensek kizárólag telefonon, e-mailben vagy üzetneten keresztül tudtak időpontot foglalni

• Nem volt online időpontfoglaló rendszer, sem automatizált emlékeztető

• Az értesítő SMS-eket és e-maileket a recepciós kollégák egyenként, kézzel küldték ki

Ezek a folyamatok főleg nagy páciensszám esetén nemcsak időrablóak voltak, hanem hibalehetőséget is rejtettek magukban: duplikált időpontok, elfelejtett értesítők, elveszett információk.

A megoldás: Growith CRM rendszer teljeskörű bevezetése

A kihívás egy érthető, egy rendszerbe ágyazott megoldást kívánt, ahol a csapat gyorsan, átláthatóan és automatizáltan kezelhet minden időpontot, ügyfelet és kommunikációt. Ennek érdekében a következőket valósítottuk meg:

1. Online időpontfoglaló integráció a weboldalba

• Minden szolgáltatáshoz külön-külön beállított foglalható időintervallumokat

• Az orvosok rendelési idejéhez igazított foglalhatóság

• Reszponzív megjelenés mobilra is optimalizálva

• Google Naptárral történő szinkronizáció

2. Automatikus értesítések (SMS és e-mail)

• Foglalás visszaigazolása automatikusan

• 72 órával és 24 órával előtte emlékeztetők SMS-ben és e-mailben

• Online időpontmódosítási és lemondási lehetőség

3. CRM rendszer bevezetése és automatizált ügyfélkezelés

• Minden ügyfél adatlapja automatikusan bekerül a rendszerbe

• A páciens kezelések nyomon követhetőek a sales funnel-ben

• Teljes átláthatóság a bejelentkező, visszatérő és aktív páciensekről

• Automatikus Google értékelés-kérő üzenetek sikeres időpont után

4. Mesterséges intelligencia a kommunikációban

• AI live chat modul a weboldalon (Fejlesztés alatt)

• Facebook Messenger és Instagram DM automatizált válaszokkal (Tesztfázis)

Eredmények, amelyeket az átalakítás hozott

A rendszer bevezetése után már az első hónapban látszottak az eredmények:

• ❌ Jelentősen csökkent a recepciós kollégák adminisztrációs terhelése: az online foglalási lehetőség és az automatikus SMS/e-mail emlékeztetők révén sokkal kevesebb manuális időpontbejegyzésre és üzenetküldésre van szükség

• ⏰ Napi 2-3 óra recepciós idő felszabadulása: nincs annyi kézi időpontbeírás, SMS és e-mail küldés, így több idejük jut a személyes figyelemre és a helyszíni páciensek

• 🌐 Digitális jelenlét növekedése: több pozitív Google értékelés érkezett az automatikus kérések miatt

• ✅ Minden időpont, minden páciens egy helyen: növekedett az átláthatóság és a kontroll

A rendszer nemcsak technológiailag segítette a rendelőt, hanem mérsékelte az ügyfélpanaszokat és hozzájárult a nyugodtabb, stresszmentes munkakörnyezet kialakításához is.

Kiemelt funkciók áttekintése

🤝 Teljeskörű betanítás és folyamatos támogatás

Miután az automatizált rendszerünk sikeresen bevezetésre került, nem engedtük el a rendelő kezét. A Growith csapata személyesen segített betanítani a teljes recepciós és asszisztensi stábot, hogy mindenki magabiztosan tudja használni az új rendszert – legyen szó az online időpontfoglaló felületről, az ügyfélkezelésről, a CRM-ről vagy az automatikus emlékeztető értesítésekről.

A betanítás nemcsak technikai oktatás volt, hanem egy közös gondolkodási folyamat is: megnéztük, kinek mi a napi rutinja, hol lehet egyszerűsíteni, automatizálni, és hogyan tudjuk elérni, hogy a technológia valóban időt és energiát takarítson meg a csapatnak.

Emellett elérhetővé tettünk egy SOS telefonos támogatási vonalat, amelyen minden hétköznap elérhetőek vagyunk a rendelő számára. Így ha bármikor kérdés merül fel, elakad valaki, vagy épp sürgősen szükség van egy gyors útmutatásra, azonnal segíteni tudunk – emberi hangon, emberi gyorsasággal.

Ez a személyes, közvetlen támogatás garantálja, hogy a digitalizáció ne teher, hanem valódi segítség legyen – és hogy a rendelő csapata mindig biztos lehessen benne: mögöttük állunk.

🌍 Küldetésünk: Minden egy helyen – Egy rendszer, amihez öröm kapcsolódni

A Growith-nál sosem csak egy szoftver létrehozása volt a cél. A mi küldetésünk az, hogy olyan All-in-one megoldást adjunk a vállalkozások kezébe, ami lefedi a működésük szinte minden digitális igényét – CRM, automatizáció, online időpontfoglalás, marketing és ügyfélkezelés – egyetlen, letisztult rendszerben.

A legtöbb cég különböző szoftverek, táblázatok és manuális folyamatok között lavírozik, és gyakran nem is látják át, mennyi időt és energiát veszít a széttagolt működés. Mi ezt szüntetjük meg. Egy olyan rendszerrel, amely nemcsak összehangolja a folyamatokat, hanem automatizálja is őket. És a legfontosabb: mindezt nem bonyolult módon, hanem könnyen tanulható, örömmel használható felületen keresztül.

Az ügyfeleink azt mondják, hogy amióta Growith CRM-et használnak, minden sokkal átláthatóbb, gyorsabb és stresszmentesebb lett. Az időpontfoglalás már nem jelent napi 40-50 telefonhívást. Az ügyfélkommunikáció nem manuális válaszolgatás Facebookon vagy emailen, hanem okosan beállított automatizmus, ami emberi hangon kommunikál. A csapatuk pedig végre azzal foglalkozhat, amihez igazán ért: a szolgáltatás színvonalának emelésével.

De a legjobb visszajelzés nem csak az, amikor egy ügyfél azt mondja, hogy „köszönjük”. Hanem amikor továbbajánlanak minket más vállalkozásoknak is. Mert a Growith CRM nem csupán egy szoftver – hanem egy hosszú távú partner, aki a háttérben dolgozik, hogy minden olajozottan működjön.

Ez a küldetésünk. Ezért keltünk fel ma is. És holnap is.

Szeretnél te is egy ilyen rendszert, ami leveszi a válladról az adminisztrációs terheket és segít a növekedésben? Vedd fel velünk a kapcsolatot, és segítünk felmérni a leghatékonyabb fejlesztési lehetőségeket.

All-in-one szoftvermegoldás vállalkozásoknak – CRM, automatizáció, időpontfoglalás, marketing és ügyfélkezelés egyetlen rendszerben.